وقتی اکسل ورشکست شد: چگونه QRCodeChimp کارت‌های ویزیت دیجیتال ساده‌شده برای یک شرکت فناوری اطلاعات/ITES با رشد سریع

استخدام سریع، تا زمانی که سیستم‌هایتان زیر فشار شروع به از کار افتادن نکنند، مشکل خوبی است.

این دقیقاً همان اتفاقی است که برای یک سازمان فناوری اطلاعات/ITES با رشد سریع افتاد که در حال جذب کارمندان در تیم‌ها، نقش‌ها و مکان‌های مختلف بود. هر استخدام جدید در روز اول به یک کارت ویزیت دیجیتال حرفه‌ای نیاز داشت. نه در نهایت. نه «وقتی منابع انسانی به آن رسید». بلافاصله، و با توجه به برند.

در ابتدا، به نظر می‌رسید که آپلودهای انبوه مبتنی بر اکسل کار می‌کنند. اما با افزایش استخدام، تنگناهای منابع انسانی پدیدار شدند، خطاها به طور ناگهانی رخ دادند و حفظ ثبات برند به یک مبارزه دائمی تبدیل شد. این شرکت به رویکرد جدیدی نیاز داشت که ایجاد کارت را خودکار کند و در عین حال منابع انسانی را تحت کنترل داشته باشد و برند را حفظ کند.

هزینه پنهان فرآیندهای «به اندازه کافی خوب»

مانند بسیاری از شرکت‌های بزرگ فناوری اطلاعات و خدمات مبتنی بر فناوری اطلاعات، این شرکت در ابتدا برای ایجاد کارت‌های ویزیت دیجیتال به آپلودهای انبوه مبتنی بر اکسل متکی بود. این روش آشنا، قابل مدیریت و مقیاس‌پذیر به نظر می‌رسید؛ تا اینکه دیگر اینطور نشد.

هر گروه جدید از استخدام‌ها به این معنی بود:

• به‌روزرسانی دستی صفحات گسترده
• آپلود مکرر فایل‌ها
• بررسی مجدد ورودی‌ها برای یافتن خطاها
• رفع مشکلات قالب‌بندی
• تکرار همان مراحل، بارها و بارها

برای تیم‌های منابع انسانی که از قبل هم به سختی کار می‌کردند، این موضوع به مانعی برای بهره‌وری تبدیل شد. مهم‌تر از آن، ریسک ایجاد می‌کرد. یک سلول اشتباه. یک فایل قدیمی. یک آپلود از دست رفته و ثبات برند از بین رفت.

همانطور که یکی از ذینفعان بیان کرد: «ما به چیزی نیاز داشتیم که به طور مداوم کار کند؛ نه فرآیندی که منابع انسانی مجبور باشد هر بار که کسی به ما ملحق می‌شود، آن را از نو بسازد.»

آنچه کسب و کار واقعاً به آن نیاز داشت (راهنمایی: یک فرآیند جدید)

الزام فقط «تولید انبوه» نبود. بلکه کنترل بدون اصطکاک بود. سازمان به سیستمی نیاز داشت که بتواند:

• در کنار استخدام‌های مداوم، به طور مداوم اجرا کنید
• حذف کامل آپلودهای مکرر اکسل
• کاهش تلاش دستی و خطای انسانی
• به منابع انسانی، دید و کنترل تأیید بدهید
• قفل کردن عناصر برند به صورت پیش‌فرض
• مقیاس‌پذیری بدون اضافه کردن سربار عملیاتی

به طور خلاصه: اتوماسیون، اما در سطح سازمانی.

تغییر: از فایل‌ها به فرم‌ها

فرآیند جذب و استخدام کارکنان در شرکت، کند، مستعد خطا و وابسته به آپلودهای مکرر فایل‌های اکسل بود و با افزایش سرعت استخدام، تنگناهایی ایجاد می‌کرد. QRCodeChimp پیشنهاد الف گردش کار اتوماسیون مبتنی بر فرم به طور خاص برای ادغام مکرر در سازمان‌های فناوری اطلاعات/ITES طراحی شده است. به جای اینکه با هر استخدام جدید مانند یک کار دسته‌ای رفتار شود، این فرآیند روان شد و مستقیماً در خود ادغام شد.

در اینجا نحوه‌ی کنار هم قرار گرفتن آن آمده است.

1️⃣ طراحی تک کارتی. بدون تغییر برند.

این تیم از همان ابتدا یک الگوی کارت ویزیت دیجیتال استاندارد و واحد ایجاد کرد. آن‌ها لوگوها، طرح‌بندی‌ها، رنگ‌ها و جزئیات شرکت را ثابت یا پنهان کردند تا هیچ‌کس نتواند به‌طور تصادفی (یا خلاقانه) آن‌ها را تغییر دهد. 

طرح ثابت ماند. برند دست نخورده باقی ماند. 

2️⃣ کارمندان فقط مواردی را که باید وارد کنند، وارد می‌کنند.

در طول فرآیند جذب نیرو، هر کارمند جدید فرم ساده‌ای شامل نام، نقش، دپارتمان و اطلاعات تماس را تکمیل کرد. همین.

دسترسی به لوگوها، گزینه‌های قالب‌بندی یا ریسک برند وجود ندارد. انطباق با قوانین در سیستم تعبیه شده است، نه به صورت دستی اعمال شود.

3️⃣ منابع انسانی تبدیل به دروازه‌بان شد، نه مجری

هر درخواست برای بررسی سریع به واحد منابع انسانی ارسال می‌شد - تایید یا ردفقط با یک کلیک، و کار بدون هیچ صفحه گسترده، آپلود یا دوباره کاری انجام شد.

4️⃣ اتوماسیون جای او را گرفت

پس از تأیید، کارت‌های ویزیت دیجیتال به صورت خودکار ایجاد و فوراً اختصاص داده می‌شدند. کارمندان کارت‌های خود را آماده استفاده از طریق امضاهای ایمیل، لینکدین و اشتراک‌گذاری کد QR، اغلب در همان روزی که عضو می‌شدند، دریافت می‌کردند.

تأثیر: تحولی آرام

نتایج خیلی چشمگیر نبودند، اما از نظر عملیاتی معنادار بودند؛ دقیقاً همان چیزی که شرکت به آن نیاز داشت. ظرف چند هفته پس از راه‌اندازی گردش کار اتوماسیون مبتنی بر فرم، سازمان شاهد دستاوردهای واضحی در تیم‌های منابع انسانی و جذب نیرو بود.

صرفه‌جویی در زمان و انرژی

• کاهش ۷۰ تا ۸۰ درصدی در تلاش‌های منابع انسانی مرتبط با طراحی کارت ویزیت دیجیتال
  (از آپلودها و اصلاحات دستی به بررسی و تأیید ساده تغییر یافته است)
• حدود ۱۵ تا ۲۰ دقیقه صرفه‌جویی به ازای هر کارمند جدید، قبلاً صرف به‌روزرسانی‌های صفحه‌گسترده، آپلودها و اعتبارسنجی شده است
• چندین ساعت صرفه‌جویی در هر چرخه استخدام برای تیم‌هایی که به صورت دسته‌ای یا بین بخش‌های مختلف وارد سیستم می‌شوند

کارایی فرآیند

• حذف ۱۰۰٪ گردش‌های کاری مبتنی بر اکسل برای پذیرش مداوم
• چرخه‌های دوباره‌کاری صفر ناشی از داده‌های نادرست، مشکلات قالب‌بندی یا انحرافات برند
• امکان ارسال کارت ویزیت دیجیتال در همان روز برای استخدام‌های جدید در بیشتر موارد

بهبود منابع انسانی و مدیریت

• خطاهای ورود اطلاعات نزدیک به صفر به دلیل ارسال و ایجاد خودکار توسط کارمندان
• انطباق مداوم با برند در سراسر جهان ۱۰۰٪ کارت‌های صادر شده
• مشارکت منابع انسانی به جای اجرا، فقط به مصوبات کاهش یافته است

همانطور که یکی از ذینفعان منابع انسانی اشاره کرد، «بزرگترین برد فقط سرعت نبود. بلکه حذف کارهای تکراری بدون از دست دادن کنترل بود.»

تیم‌های منابع انسانی از انجام کارهای تکراری به بررسی ساده‌ی درخواست‌ها روی آوردند. کارمندان خودکفا شدند. و با ادامه‌ی استخدام، سیستم به راحتی گسترش یافت. مشتری نتیجه را به شرح زیر خلاصه کرد:

«آنچه قبلاً به بارگذاری‌های مکرر و بررسی‌های دستی نیاز داشت، اکنون فقط بررسی و تأیید می‌شود.»

چرا این روش جواب داد؟

پیاده‌سازی گردش کار اتوماسیون مبتنی بر فرم، به معنای اضافه کردن ابزار دیگری نبود. بلکه به معنای طراحی مجدد گردش کار بود. با ترکیب جمع‌آوری داده‌های مبتنی بر فرم، کنترل‌های تأیید داخلی، ایجاد خودکار کارت و مدیریت برند قفل‌شده، QRCodeChimp کارت‌های ویزیت دیجیتال را از یک کار طاقت‌فرسای منابع انسانی به یک فرآیند پس‌زمینه تبدیل کرد - قابل اعتماد، مقیاس‌پذیر و به بهترین شکل نامرئی.

غذای آماده بزرگتر

همزمان با مدرن‌سازی فرآیند جذب و استخدام کارکنان در شرکت‌های فناوری اطلاعات/ITES، نکات کوچک نیز اهمیت پیدا می‌کنند. کارت‌های ویزیت دیجیتال فقط اطلاعات تماس نیستند. آن‌ها بخشی از اولین برداشت، هویت داخلی و حضور خارجی یک کارمند هستند. خودکارسازی آن‌ها فقط به سرعت مربوط نمی‌شود. بلکه به ثبات، کنترل و آزاد کردن تیم‌ها برای تمرکز روی کارهای با ارزش بالاتر نیز مربوط می‌شود.

سوالات متداول