کدهای QR PDF برای اسناد انطباق: روشی کارآمد برای به‌روز نگه داشتن سیاست‌ها

اسناد سیاستی به طرز بدی کهنه می‌شوند. 

یک آیین‌نامه‌ی رفتاری اصلاح می‌شود، یک سیاست حفظ حریم خصوصی داده‌ها به‌روزرسانی می‌شود و بند غرامت یک قرارداد فروشنده تغییر می‌کند. با این حال، یک کارمند هنوز در حال خواندن نسخه‌ی هجده ماهه است زیرا سند به‌روزرسانی‌شده هرگز به طور قابل اعتمادی به دست او نرسیده است.

این یکی از کم‌سروصداترین ریسک‌های انطباق است که تیم‌های حقوقی شرکت‌ها با آن دست و پنجه نرم می‌کنند. فاصله بین زمانی که یک سند به‌روزرسانی می‌شود و زمانی که هر فرد مرتبط واقعاً به نسخه جدید دسترسی پیدا می‌کند. کتابچه‌های راهنمای چاپی، فایل‌های PDF ایمیل‌شده و آپلودهای اینترانت - هر یک از این موارد در نقطه توزیع کار می‌کنند. با این حال، هیچ‌کدام از آنها مشکل آنچه هنگام تغییر سند اتفاق می‌افتد را حل نمی‌کنند.

A کد QR PDF برای اسناد انطباق، این معادله به طور کامل تغییر می‌کند. 

در اینجا این است که چگونه کار می کند.

مشکل واقعی: توزیعی که به خوبی کهنه نمی‌شود

انطباق، در اصل، یک مشکل مستندسازی است. 

مقررات تغییر می‌کنند. سیاست‌ها تکامل می‌یابند. الزامات حسابرسی تغییر می‌کنند. و هر بار که این اتفاق می‌افتد، تیم مسئول آن سیاست باید سند را به‌روزرسانی کند، تغییر را اطلاع‌رسانی کند و اطمینان حاصل کند که افراد دیگر به نسخه قدیمی مراجعه نمی‌کنند. 

تحقیقات در مورد مدیریت اسناد نشان می‌دهد که ٪۱۰۰ از کارمندان می‌گویند که «گاهی یا تقریباً همیشه» برای یافتن اطلاعات مورد نیاز برای انجام کار خود دچار مشکل می‌شوند. در زمینه انطباق با قوانین، این یک مسئله مسئولیت است. کارمندی که از یک سیاست قدیمی پیروی می‌کند، هم ناهماهنگی عملیاتی و هم افشای حسابرسی را ایجاد می‌کند.

مدل توزیع سنتی این وضعیت را بدتر می‌کند. 

وقتی یک فایل PDF مربوط به انطباق با استانداردها ایمیل می‌شود، برای بسته آموزشی چاپ می‌شود یا به عنوان لینک اینترانت ارسال می‌شود، به یک محصول ثابت تبدیل می‌شود. در نقطه توزیع، ثابت می‌ماند. وقتی سند تغییر می‌کند، باید هر نسخه را پیدا کنید، آن را فراخوانی کنید و دوباره توزیع کنید. این فرآیند در بین بخش‌ها و مناطق جغرافیایی مختلف، طاقت‌فرسا است و به ندرت کامل می‌شود.

یک کد QR پویای PDF این چرخه را می‌شکند. به جای رمزگذاری خود PDF، یک URL کوتاه را رمزگذاری می‌کند که همیشه به نسخه فعلی سند هدایت می‌شود. وقتی PDF را به‌روزرسانی می‌کنید، فایل اصلی را جایگزین می‌کنید. کد QR ثابت می‌ماند. 

توزیع فیزیکی دائمی می‌شود؛ فقط محتوا باید تغییر کند.

همچنین بخوانید: موارد استفاده از کدهای QR PDF برای بخش‌های مختلف

کد QR PDF برای اسناد انطباق: موارد استفاده کلیدی

کدهای QR PDF در هر جایی که اسناد بیمه‌نامه نیاز به دسترسی و به‌روزرسانی پس از توزیع داشته باشند، بیشترین کاربرد را دارند. در حالی که این بیمه‌نامه معمولاً متعلق به دپارتمانی است که آن را اداره می‌کند، بخش حقوقی یا انطباق شرکت ممکن است بر بررسی و مدیریت آن نظارت داشته باشد. کد QR معمولاً توسط تیمی که مسئول توزیع یا اجرای آن بیمه‌نامه است، ایجاد و مدیریت می‌شود. 

در اینجا برخی از کاربردی‌ترین موارد استفاده از سند سیاست‌گذاری آورده شده است:  

کتابچه‌های راهنمای کارمندان و اسناد سیاست منابع انسانی (که معمولاً متعلق به تیم‌های منابع انسانی هستند و توسط آنها نگهداری می‌شوند): رویه‌های انضباطی، سیاست‌های مرخصی، ضوابط رفتاری، سیاست‌های کار از راه دور و دستورالعمل‌های کارکنان مرتباً تغییر می‌کنند. تیم‌های منابع انسانی می‌توانند یک بار یک کد QR را در یک دفترچه راهنمای فیزیکی جاسازی کنند و هر زمان که یک سیاست تغییر کرد، بدون نیاز به انتشار مجدد دفترچه راهنما، فایل PDF مرتبط را به‌روزرسانی کنند. 

کتابچه راهنمای چاپ شده بدون تغییر باقی می‌ماند در حالی که سند پیوند داده شده همیشه آخرین نسخه را نشان می‌دهد.

اطلاعیه‌های مربوط به مقررات و سیاست‌های محل کار (که معمولاً توسط تیم‌های عملیات، تأسیسات یا HSE مدیریت می‌شوند): سیاست‌های حقوق محیط کار، سیاست‌های بهداشت و ایمنی، سیاست‌های بازدیدکنندگان و اطلاعیه‌های مربوط به مدیریت داده‌ها اغلب باید به طور قابل مشاهده در فضاهای فیزیکی نصب شوند. تیمی که مسئول نگهداری این اطلاعیه‌ها است می‌تواند یک بار یک کد QR را روی هر اطلاعیه قرار دهد و هر زمان که الزامات تغییر کند، سند سیاست مرتبط را به‌روزرسانی کند. 

این اطلاعیه پابرجاست؛ سیاست پشت آن به‌روز می‌ماند.

بسته‌های سیاستی فروشندگان و پیمانکاران (که معمولاً توسط بخش تدارکات و با هماهنگی بخش حقوقی و انطباق شرکت نگهداری می‌شوند): اغلب به فروشندگان و پیمانکاران در بدو ورود، اسناد مربوط به خط‌مشی‌ها، مانند ضوابط رفتاری تأمین‌کنندگان، سیاست‌های ایمنی سایت، سیاست‌های محرمانگی و الزامات مدیریت داده‌ها، ارائه می‌شود. تیم‌های تدارکات می‌توانند یک کد QR PDF را به مدارک مربوط به انطباق با قوانین اضافه کنند تا فروشندگانی که بعداً به آن دسترسی پیدا می‌کنند، همیشه نسخه فعلی را به جای نسخه‌ای که در روز اول به اشتراک گذاشته شده است، مشاهده کنند.

ممیزی‌های تأیید و انطباق با سیاست‌ها (که معمولاً توسط مسئولین انطباق، تیم‌های حقوقی شرکت یا رهبران حسابرسی داخلی هماهنگ می‌شوند): در طول بررسی‌ها یا ممیزی‌های سیاست‌ها، اغلب از تیم‌ها خواسته می‌شود که آخرین نسخه از سیاست‌های داخلی را ارائه دهند. یک کد QR که همیشه به سند سیاست زنده پیوند دارد، روشی تمیزتر برای نشان دادن کنترل فعال سند نسبت به نگهداری چندین مسیر ایمیل یا ارسال مجدد دستی فایل‌های به‌روزرسانی شده ارائه می‌دهد. این کد یک نقطه دسترسی واحد و پایدار برای نسخه فعلی در هر زمان ایجاد می‌کند.

مرتبط: ساده‌سازی اسناد با کدهای QR PDF در حرفه حقوقی

این تنظیمات در عمل چگونه به نظر می‌رسد؟

گردش کار سرراست است. 

با استفاده از QRCodeChimpدر راهکار تبدیل PDF به کد QR، تیمی که مسئول مدیریت سیاست است، نسخه فعلی سند سیاست را آپلود کرده و یک کد QR پویا مرتبط با آن تولید می‌کند. سپس آن کد در هر دارایی فیزیکی یا دیجیتالی که نیاز به ارجاع به سند دارد - دفترچه راهنما، تابلوی اعلانات، بنر اینترانت، بخش آموزشی یا بسته آموزشی - جاسازی می‌شود.

وقتی سیاست اصلاح می‌شود، مأمور، فایل PDF جدید را آپلود کرده و جایگزین فایل لینک‌شده می‌کند. کد QR بدون تغییر باقی می‌ماند. نفر بعدی که آن را اسکن کند، سند به‌روز شده را دریافت می‌کند و نیازی به اقدام دیگری از سوی تیم انطباق نیست.

پلت فرم نیز فراهم می کند تجزیه و تحلیل اسکنبنابراین تیم‌ها می‌توانند پیگیری کنند که به کدام کدهای QR، چه زمانی و از کجا دسترسی پیدا شده است. برای اهداف انطباق، این یک سابقه سبک از دسترسی به اسناد ایجاد می‌کند؛ زمینه‌ای مفید در طول ممیزی‌ها یا هنگام نشان دادن اینکه یک سیاست به طور فعال منتشر شده است.

برای سازمان‌هایی که چندین سند سیاستی را در بخش‌های مختلف مدیریت می‌کنند، می‌توان کدهای QR جداگانه‌ای برای هر سند ایجاد کرد و آنها را در پوشه‌های درون پلتفرم سازماندهی کرد که مدیریت نسخه‌ها را تمیز و قابل حسابرسی می‌کند.

همچنین بخوانید: با استفاده از کد QR گالری PDF، چندین فایل PDF را در یک کد QR قرار دهید

چرا این موضوع بیش از آنچه به نظر می‌رسد اهمیت دارد؟

مطابق با نظرسنجی سالانه مدیران عامل جهانی PwCتقریباً از هر ده مدیرعامل، هفت نفر احساس می‌کنند که محیط نظارتی مانعی برای چگونگی ایجاد و ارائه ارزش توسط سازمانشان است. برای مسئولین انطباق، مشاور عمومی و روسای بخش‌ها که برای کنترل بهتر اسناد در داخل سازمان تلاش می‌کنند، این همان زمینه‌ای است که رهبری در حال حاضر در آن فعالیت می‌کند. و این امر، طرح این بحث را آسان‌تر می‌کند.

روش توزیعی که برای اسناد انطباق استفاده می‌کنید، یک تصمیم عملیاتی بی‌طرفانه نیست. 

روشی که پیدا کردن اسناد را دشوار، گم کردن آنها را آسان یا نگهداری آنها را غیرممکن می‌کند، ریسک پنهان ایجاد می‌کند. روشی که تضمین می‌کند سندی که فرد امروز به آن دسترسی دارد، همیشه نسخه فعلی آن است، یک دسته کامل از خطاهای انطباق را از بین می‌برد.

کدهای QR PDF برای اسناد انطباق نیازی به پلتفرم جدید، فرآیند جدید یا سرمایه‌گذاری قابل توجه در فناوری اطلاعات ندارند. آنها نیاز به تغییر در نحوه تفکر تیم‌های انطباق در مورد رابطه بین یک مصنوع چاپ شده یا به اشتراک گذاشته شده و سند زنده‌ای که قرار است نمایانگر آن باشد، دارند. 

این کد، شناسه پایدار است. سند را می‌توان هر چند بار که لازم باشد تغییر داد.

این یک تغییر عملیاتی کوچک با تأثیر بسیار زیاد بر میزان اطمینان یک تیم انطباق است که می‌تواند بگوید افراد مناسب به نسخه مناسب سند مناسب دسترسی دارند - همین الان.

سوالات متداول